Die 7 Regeln des Effizienzsteigerns nach Karsai

1. Shut up and google it.

Wahrscheinlich hat es schon jemanden gegeben, der eine ähnliche Frage zu beantworten hatte wie Du. Bevor Du nun losstürmst und Deine Kolleg:innen aus ihrer Gedankenwelt reißt, hole tief Luft, zähle bis drei (oder zehn wenn es sein muss) und überlege Dir, wie Du selbst auf passende Antworten kommen könntest. Dann tippe Deine Frage auf Google ein, und du wirst sehen, dass Deine einfache Frage entweder sofort beantwortet ist oder die Recherche für deine komplexere Fragestellung sehr vielschichtigere Lösungswege eröffnet als die Antwort Deiner Kollegin, die nur aus ihrem eigenen, beschränkten, persönlichen Erfahrungsschatz heraus auf die Unterbrechung ihrer eigenen Gedanken antworten wird können.

2. Schreib Dir Dinge auf.

Wenn Du nicht schon als Kindergartenbesucher für internationale Merkwettbewerbe die Welt bereist hast, dann geht es Dir wahrscheinlich so wie der überwiegenden Mehrheit der Menschen: wir vergessen Dinge einfach. Wenn Du Dich selbst und Deinen Arbeitsstil auf die Reihe bekommen willst, dann fange endlich damit an, Dir Dinge zu notieren. Es gibt unzählige Methoden und Arten, wie und wo du Dinge notieren kannst – in Adressbüchern, in Kalendern, am Handy, im iPad oder auf Deinem Computer (und über die cloud sogar überall synchronisiert), auf To-Do-Listen, auf Post-Its, mit denen Du Deinen Arbeitsplatz christbäumlich schmückst… es ist völlig egal, auf welche Art Du Dinge notierst. Notiere Dinge!

3. Sammle alle Fakten, dann entscheide.

Hör damit auf, Dich selbst wahnsinnig zu machen, Du kannst Deine Frage nicht beantworten. Du siehst Dich nicht raus. Es ist zu viel. Stoppe die Gedankenwelle in Deinem Kopf und schau auf Deine Notizen. Sammle Fakten. Du musst Deine Entscheidung noch nicht treffen! Du bist dabei, zuerst mal alle Pros und Kontras zu sammeln. Und solange Du nicht alle Fakten auf dem Tisch hast, wird Deine Entscheidung immer eine grässliche sein, bei der Du irgendwann später bemerkst, wie bemitleidenswert und jämmerlich Deine Entscheidungsgrundlage war. Trage also alles zusammen, was Deinen Entschluss argumentativ untermauert… und ehe Du Dich versiehst, ist der große Druck weg, eine Entscheidung treffen zu müssen – sie wird sich vor Deinen Augen ganz selbständig entfalten, wenn Du genug Daten dafür gesammelt hast.

4. Make a plan, stick to the plan.

Du hast also in einem hellen Moment alle Fakten gesammelt und auf dieser Grundlage die beste Entscheidung getroffen, wie etwas erledigt werden sollte. Du hast deinen gesamten Grips investiert, Deinen Plan auf dem Papier zu perfektionieren und Dir alles so einzurichten, dass es wie am Schnürchen läuft. Warum in aller Welt bekommst Du jetzt – in allerletzter Sekunde – eine Panikattacke und möchtest im Adrenalinrausch alle Pläne über Bord werfen, zusätzliches Geld investieren und hilferufend alle Anwesenden aufscheuchen? Das ist total unsexy! Atme durch und arbeite Deinen Plan ab. Du hast die weiseste Entscheidung getroffen, als Du den Plan aufgestellt hast. Setze jetzt genau das um, was Du vorgesehen hast. Und zwar genau so, wie Du es vorgesehen hast. Triff keine Entscheidungen in letzter Sekunde. Falls die Umstände genau das verlangen sollten, dann denke an den nächsten Grundsatz:

5. You have to have a plan to be able to change the plan.

Klingt erstmal komisch. Lies es nochmals: Du brauchst einen Plan, um ihn ändern zu können. Will heißen: wenn Du Dir nicht Schritt für Schritt überlegt hast, was zu tun ist (was also dem Begriff „Chaos“ ziemlich nahe kommen würde), dann kannst Du natürlich unmöglich auf Unvorhergesehenes reagieren. Wenn Du aber weißt, was Du ursprünglich vorhattest (Schritt 1, dann Schritt 2, danach Schritt 3) und Du dann nach dem ersten Schritt feststellst, dass der zweite Schritt nicht zeitgerecht erledigt werden kann, weil der von einer Person abhängt, die von einem Klavier erschlagen wurde, was machst du dann? Wenn Du nicht weißt, welcher Schritt als drittes geplant war, dann wirst du wahrscheinlich weinend in der Ecke hocken. Wenn Du aber den dritten Schritt auf Deinem Plan hattest, dann wirst du versuchen zu improvisieren, den Schritt 2 zu ersetzen, abzuändern oder zu umgehen, um zu Schritt 3 zu kommen. Kurzum: Wenn Du einen „Masterplan“ hast, fällt es Dir sehr viel leichter, auf spontane Probleme gelassen zu reagieren.

6. Sei ruhig und freundlich.

Wenn alles um Dich herum hektisch wird, versuche die Situation auszugleichen und sei eine Spur ruhiger. Wenn alle Anwesenden immer lauter sprechen, um ihre Argumente anzubringen, sprich besonders leise. Wenn jemand verschwiegen schmollt, sprich die Person direkt darauf an, versuche sie einzubinden. Wenn Dich jemand anschreit, dreh Dich um und geh weg. Wenn du extrem genervt bist, dann atme durch und denk an Deinen Plan. Versuche immer und überall, so gut wie möglich Balance herzustellen. Das bedeutet nicht, dass Du kriechen oder schleimen sollst – keineswegs! Sei sattelfest in dem, was Du tust, und sei unbeirrt in der Verfolgung Deiner Ziele. Aber sei nicht das stimmungsschwankende Monster, die tickende Zeitbombe oder der unberechenbare Egomane. Sei Du selbst, sei professionell, sei ruhig und freundlich.

7. Du bist nicht der erste Mensch der Fehler macht… und es war nicht Dein letzter Fehler.

Überlege Dir schon im Vorhinein, welchen bleibenden Schaden Dein Scheitern auf einer Skala von 1 bis 10 haben würde. Wahrscheinlich wirst du feststellen, dass gar keine langfristigen negativen Auswirkungen auf die Menschheit zu erwarten sind, wenn Du einen Fehler machst. Halte Dir das immer wieder vor Augen, denn es beruhigt unheimlich zu wissen, dass Du gerade keine hoch komplizierte Herzkranzgefäßoperation am Friedensnobelpreisträger durchführst. Die meisten Aufgaben, die wir erledigen, sind nicht ‚rocket science‘. Also hol‘ Dich selbst ein bisschen runter und erlaube Dir, auch Fehler zu machen, denn dadurch wirst Du besser und lernst dazu.

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